Lors d’un déménagement, plusieurs démarches administratives sont à réaliser quand on est un prestataire de formation, en voici une synthèse.
Il est conseillé de réaliser ces étapes dans l’ordre proposé car les systèmes informatiques des financeurs (Mon Compte Formation, France Travail,…) sont interfacés avec ceux de la DREETS, des certificateurs qualité RNQ et des organismes certificateurs du RNCP et RS.
Si votre nouveau SIRET n’apparaît pas dans les 3 premières bases de données, les financeurs ne pourront plus vous considérer comme finançables.
1. Effectuer le changement d’adresse sur le site des Formalités des Entreprises
En cas de déménagement d’un prestataire de formation (OF, CFA, BDC ou VAE), le numéro de SIRET change et l’INSEE en attribue un nouveau NIC (fin du SIRET).
Le numéro SIRET identifie chaque établissement d’un organisme de formation, en tant qu’entreprise.
Il se compose de 14 chiffres : les neuf chiffres du numéro SIREN et les derniers cinq chiffres correspondant à un numéro NIC.
Le numéro SIRET donne une indication géographique que ne donne pas le SIREN.
L’annuaire des entreprises permet de retrouver facilement les numéros SIRET d’une entreprise.
Ce changement de SIREN, en tant que prestataire de formation, cela entraîne plusieurs conséquences et notamment :
- Au niveau de la déclaration d’activité
- Au niveau de la certification qualité RNQ (Qualiopi)
- Au niveau des éventuelles habilitations ou agréments des certificateurs
- Au niveau des financeurs (OPCO, France Travail, Caisse des Dépôts et Consignations – CPF, FAF, …).
Pour éviter tout risque d’interruption d’activité et de financement lié au déréférencement de votre ancien SIRET, il est conseillé, si possible, de ne pas radier l’établissement actif (l’ancien SIRET) et suivre les étapes suivantes, une fois le nouveau numéro de SIRET attribué.
2. Réaliser une déclaration d’activité modificatrice auprès de la DREETS de votre (nouvelle) Région
Si vous restez dans la même région, le NDA ne change pas. Vous pouvez alors effectuer certaines modifications sur le portail « Mes Démarches Emploi Formation » et notamment mettre à jour :
- Votre numéro d’établissement (soit les 5 derniers chiffres de votre SIRET)
- Votre adresse postale (sauf en cas de déménagement hors région)
- Votre code NAF
- Votre courriel de contact
- Votre numéro de téléphone.
En cas de déménagement en dehors de votre région, vous devez contacter le service régional de contrôle (SRC) dont vous dépendiez (ancienne région), afin qu’il procède au transfert informatique de votre dossier vers la nouvelle région.
Vous devez également contacter le service de contrôle de votre nouvelle région, afin qu’il vous informe des modalités d’enregistrement de votre activité de formation.
Vous pourrez vérifier la validité de votre NDA sur le nouveau SIRET sur la liste Publique des Organismes de Formation.
3. Informer votre certificateur qualité RNQ
Une fois le NDA obtenu ou reconfirmé par la DREETS vous devez informer votre certificateur RNQ du NDA attribué ou conservé ainsi que de votre nouvelle adresse postale.
Il pourra alors vous envoyer un certificat actualisé avec votre nouveau numéro de SIRET.
Vous pourrez vérifier la validité de votre certificat qualité sur le nouveau SIRET sur l’Annuaire des Entreprises, dans l’onglet « Labels et certificats ».
4. Informer vos partenaires pédagogiques
En parallèle de la déclaration modificatrice à la DREETS et votre certificateur RNQ, vous devez également informer les organismes certificateurs du RS ou du RNCP avec lesquels vous travaillez afin qu’ils prennent en compte votre nouveau numéro de SIRET. Cela permettra, par exemple, d’actualiser la liste des organismes préparant à la certification sur la fiche RNCP.
Vous pourrez vérifier la validité de votre agrément ou habilitation auprès de l’organisme certificateur sur la fiche de la certification sur France Compétences.
5. Informer vos financeurs
Une fois votre nouveau numéro SIRET référencé auprès de la DREETS, de votre certificateur RNQ et des éventuels organismes certificateurs RS ou RNCP avec lesquels vous travaillez, il est maintenant nécessaire d’informer également les financeurs de vos prestations : OPCO, FAF, France Travail, Caisse des Dépôts, …
Quelques exemples :
- Pour France Travail, un nouvel accès à Portail Emploi (« Kairos ») vous sera attribué.
- Pour la Caisse des Dépôts et Consignations, une procédure adaptée existe si vous avez déjà un SIRET référencé sur Mon Compte Formation (MCF). Le traitement de votre demande est alors de 3 semaines maximum au lieu de 2 mois dans le cas d’une nouvelle demande.
6. Finaliser le changement de SIRET
Une fois votre numéro de SIRET déclaré et pris en compte auprès de l’ensemble des acteurs de votre environnement, pensez à radier l’ancien établissement, si vous l’avez conservé.
Il est conseillé de réaliser ces étapes dans cet ordre car les systèmes informatiques des financeurs (MCF, France Travail,…) sont interfacés avec ceux de la DREETS et des certificateurs qualité RNQ et des organismes certificateurs type RS ou RNCP.
Si votre nouveau SIRET n’apparaît pas dans les 3 premières bases de données, les financeurs ne pourront plus vous considérer comme finançables.
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Images : D.R.
