Guide : Préparer sa certification qualité des formations – RNQ

(4 avis client)

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A partir du 1er janvier 2022, les financeurs tels que les OPCO, Pôle Emploi ou encore les Régions vous demande d’obtenir une certification RNQ, prouvant la qualité de vos formations.

Cette obligation de prouver la qualité de ses formations, à travers l’obtention d’une certification qualité, est issue du Référentiel National Qualité (RNQ).

Comment garder ses clients en répondant à cette nouvelle exigence ?

C’est l’objet de ce guide d’auto-formation dédié à construire et préparer votre audit qualité RNQ et ainsi remplir les obligations liées aux décrets qualité du 6 juin 2018. Vous pourrez également utiliser cette certification pour répondre aux exigences de Pôle Emploi,  des Régions, de l’Agefiph ou encore du CPF (Caisse des Dépôts).

Il comprend un guide complet accompagné de 54 modèles de documents pour vous aider à formaliser votre propre réponse qualité en quelques heures.

Présentation du guide qualité des formations

PLUS DE 500 GUIDES TÉLÉCHARGÉS,
MERCI POUR VOTRE CONFIANCE !

Nous vous incitons à consulter le guide de lecture gratuit disponible sur le site du Ministère du Travail.
Ce guide vous donner un premier aperçu des attentes des certificateurs qualité des formations, lié au Référentiel National Qualité – RNQ.

Notre guide peut vous être utile ensuite, si vous avez besoin de modèles d’éléments de preuve ou d’avoir une démarche complète et un niveau d’information complémentaire pour préparer votre réponse et votre audit.

En effet, le téléchargement comprend un guide complet accompagné de 54 modèles de documents pour vous aider à formaliser votre propre réponse qualité RNQ pour vos formations.

Pour chacun des 32 indicateurs qualité, le guide explique les attentes de l’auditeur ainsi que des mots-clés et des exemples de contenus concrets. Il vous indique également des ressources professionnelles afin de compléter votre pratique et les points de vigilance pour sécuriser votre réponse, afin d’éviter les non-conformités.

La fiche détaillée de chaque indicateur comprend les 10 points suivants :

1. Présentation générale de l’indicateur
2. Niveau de conformité à atteindre et donc recherchée et appréciée ensuite par l’auditeur·trice
3. Indicateurs DataDock approchants : 1.1, 5.1 et 5.3
4. Mots-clés et conseils pour présenter le processus lors de l’audit, afin de faciliter la communication et le travail de l’auditeur·trice
5. Questionnement préalable permettant d’identifier les atouts et les améliorations à apporter à sa pratique pour atteindre le niveau de conformité visé
6. Ressources complémentaires
– En termes de modèles de documents à retrouver dans le dossier n°2 – Modèles de d’éléments de preuve, à télécharger et adapter à votre pratique professionnelle.
– En termes de « focus », de ressources et de sources d’information complémentaires sur un ou plusieurs points de l’indicateur à approfondir.
7. Liste des éléments de preuve communs attendus
8. Liste des éléments de preuve spécifiques attendus
9. Exemples d’actions de l’auditeur·trice visant l’appréciation du niveau de conformité
10. Exemples de points de vigilance pouvant entraîner une non-conformité mineure et/ou majeure.

Ce guide d’autoformation, sur la qualité de vos formations, à télécharger en ligne est adapté :

  • aux formateurs, formatrices
  • aux organismes de formation
  • aux CFA
  • aux accompagnateurs VAE
  • aux centres de bilans de compétences

Que cela soit pour des prestations et formations courtes, longues, certifiantes ou non, en présentiel (salle) ou FOAD.

Vous aurez préparé votre démarche qualité RNQ en quelques heures et pourrez prévoir rapidement votre audit initial.

Date de MAJ du guide de la qualité des formations professionelles : 15/10/2020 – V.3

Détails du guide RNQ qualité des formations

Format et nombre de téléchargement

1 téléchargement de fichier sous format ZIP comprenant :
– 1 guide qualité des formations – RNQ en format PDF, imprimable
– 54 modèles de documents en format Word ou Excel, imprimables et modifiables
Nous vous invitons à :
– télécharger ce fichier ZIP sur un ordinateur et éviter le téléchargement sur tablette ou smartphone.
– vous assurer que votre ordinateur est équipé de logiciel de dézippage (WinZip, 7zip, etc.) avant de télécharger le fichier.
– laisser la page de téléchargement ouverte jusqu'au téléchargement complet du fichier.

Nombre de pages

Ce guide comprend :
– un guide qualité des formations – RNQ complet de 100 pages
– 54 modèles d’éléments de preuves qualité
Tous les documents sont protégés par le droit d auteur.

Auteure du guide

Éléonore Ribaltchenko, Master 2 Ingénierie et Conseil en Formation, auditrice qualité AFNOR, formatrice de formateurs depuis 2014.

Liste des principaux modèles inclus dans le guide

Liste des modèles de preuve qualité des formations professionnelles :  
1.1 – Programme de formation
1.2 – Programme de formation FOAD
1.3 – Bon de commande convention simplifiée
1.4 – Convention – professionnels
1.5 – Contrat de formation – particuliers
1.6 – Facture convention simplifiée
1.7 – Processus identification documentaire
2 – Descriptif indicateurs de résultats et bilan
3 – Communication sur le taux d obtention et trajectoires
4.1 – Fiche Expression besoin client
4.2 – Guide d'interviews 360
4.3 – Cahier des charges d action de formation
4.4 – Modalités de personnalisation
4.5 – Descriptif des modalités pédagogiques
4.6 – Questionnaire attentes individuelles – apprenant
4.7 – Auto-positionnement des apprenants
4.8 – Processus permettant d analyser le besoin – apprenant
4.9 – Protocole individuel formation
6.1 – Tableau d articulation modalités – référentiels (Excel)
6.2 – Scénario Pédagogique Global (Excel)
6.3 – Guide Animation Formateur – SPD (Excel)
6.4 – Déroule pédagogique présentiel simplifié
6.5 – Déroulé d ateliers collectifs
8 – Positionnement et évaluation des acquis à l entrée en formation
9.1 – Règlement Intérieur apprenants
9.2 – Attestation de remise d'informations préalables apprenant
9.3 – Convocation apprenants
10.1 – Journal d'apprentissage apprenant
10.2 – Guides entretiens accompagnement
11.1 – Processus d évaluation des acquis
11.2 – Feuille d'émargement par demi-journée
11.3 – Certificat de réalisation de la prestation
11.4 – Attestation fin formation avec acquis
11.5 – Attestation fin formation sans acquis
12.1 -Gestion des absences et des abandons
12.2 -Mesures pour favoriser l engagement des bénéficiaires
17 – Contrat de sous-traitance
18.1 – Liste des référents
18.2 Descriptif de l équipe pédagogique
19 – Descriptif des moyens et supports
20 – Exemple de processus de recrutement
27 – Attestation de non emploi de travailleurs étrangers
30.1 – Exemple de processus d'évaluation
30.2 – Questionnaire de satisfaction uniquement
30.3 – Questionnaire d auto positionnement et de satisfaction
30.4 – Bilan de fin de formation satisfaction uniquement
30.5 – Bilan de fin de formation avec satisfaction et positionnement
30.6 – Questionnaire d appréciation à froid – apprenant
30.7 – Questionnaire d appréciation à froid – commanditaire
30.8 – Plan d action corrective
31.1 – Procédure réclamation
31.2 – Formulaire réclamation
31.3 – Plan de prévention des aléas
32 – Logigramme qualité

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Nous vous incitons à consulter le guide de lecture gratuit mis à disposition depuis juillet 2019 sur le site du Ministère du Travail.
Ce guide vous donner un premier aperçu des attentes des certificateurs qualité.
Notre guide peut vous être utile ensuite, si vous avez besoin de modèles d’éléments de preuve ou d’avoir une démarche complète et un niveau d’information complémentaire pour préparer votre réponse.

Textes réglementaires :

Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel
Article L6316-1 du Code du Travail
Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle
Décret 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au RNQ des actions concourant au développement des compétences
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 CT
Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs prévues à l’article R. 6316-3 CT
Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19
Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 portant mesures d’urgence en matière de formation professionnelle
Décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020 portant diverses mesures en matière de formation professionnelle 
Arrêté du 24 juillet 2020 portant modification des arrêtés du 6 juin 2019 relatifs aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité et aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs

FAQ Autour du guide

– En suivant votre guide, combien de temps faut-il pour se mettre en conformité environ ?
La réponse à cette question est très subjective et à prendre sous toute réserve.

La durée moyenne est en fonction de la situation actuelle du prestataire :
1) La plus courte : les prestataires qui ont déjà une certification “CNEFOP” et qui souhaitent passer en revue tous les indicateurs pour les ajuster aux nouveaux critères qualité de 2018, ainsi que structurer leurs processus concernant le critère n°6, notamment sur les 3 types de veille.

2) La moyenne : les prestataires qui ont déjà un référencement DataDock, qui ont besoin de s’approprier la notion de certification de processus tierce partie avec un audit sur place (DataDock étant un processus basé sur des pièces), de faire le lien et d’actualiser leurs preuves DataDock avec le RNQ et de renforcer leurs processus qualité afin de se mettre en conformité.
La différence provient du nombre de prestations différentes proposées, de l’animation de la démarche qualité faite “sous”DataDock et des écarts de conformité entre le référentiel National Qualité -RNQ- et les pratiques du prestataire.

3) La plus longue : les nouveaux entrants sur le marché de la formation professionnelle et/ou qui doivent construire leur processus qualité de A à Z car non “DataDockés”.
Pour rappel, les aménagements prévus pour ces « nouveaux entrants » sont détaillés dans le Guide du Référentiel National Qualité du Ministère du Travail.
Vaut-il mieux commencer par DataDock ou le RNQ pour eux? Cela dépend des moyens financiers, du temps disponible et du dimensionnement prévu pour leur activité en 2020 et 2021. Si peu de moyens, peu de temps et un faible niveau de CA en 2020, nous vous conseillons de commencer par DataDock pour faire décoller votre activité en la rendant finançable puis, rapidement de travailler sur le RNQ en parallèle.
De la trésorerie disponible rapidement (compter raisonnablement minimum 1 200€ HT), de la disponibilité et/ou une évolution importante du CA en 2020? Optez directement pour le RNQ car dès obtention de votre certification, vous êtes réputé satisfaire à DataDock (cf. art. 2 du décret n° 2019-564 du 6 juin 2019).

Pensez à “rajouter” le temps de conception des scénarios pédagogiques, si vous n’avez pas l’habitude de travailler avec ces outils.

– Notre organisme propose des formations certifiantes et non certifiantes financées par le DPC ou le FIF PL uniquement. Sommes-nous concernés par le RNQ de 2018 ?
Les fonds des FAF tels que le FIF PL, au moins les fonds du CPF, devraient être prochainement “absorbés” par les OPCO des salariés afin de mutualiser les fonds de l’ensemble de chaque branche professionnelle, donc vous “tomberez” sous le régime des OPCO, a minima si vous proposez des formations éligibles CPF.
De plus, l'”expérience DataDock ®” a démontré que, bien qu’au départ les FAF n’étaient pas directement concernés, ils se sont saisis de l’opportunité et ont appliqué DataDock à l’instar des OPCA de l’époque. Sous toute réserve, il semble que le processus soit similaire pour le RNQ, chaque FAF ayant le droit de définir ses conditions de prises en charge selon ses décisions propres.
Dans la FAQ du FIF PL, ce dernier se définit comme réglementairement “soumis” aux obligations liées à DataDock®, il serait étonnant qu’il ne souscrive pas à la démarche du RNQ, dans la continuité.

– Avez-vous le même type de guide pour faire certifier son offre de formation et la rendre éligible au CPF ?
Non, ce n’est pas notre spécialisation. Pour l’instant, le développement de l’offre de services de Formanov est consacré au Titre Professionnel en ligne : Formateur⸱trices d’Adultes et au RNQ® 😊
Nous vous préviendrons bien sûr lorsque les prestations d’accompagnement aux certifications « France Compétences » seront disponibles, cela sera normalement des accompagnements sous forme de conseil et de formation en ligne, peut-être un guide mais ce dernier peut être assez délicat à formaliser. Pour cela, pensez à nous suivre sur les réseaux sociaux : Facebook et LinkedIn, notamment.
Vous pouvez également consulter notre article sur ce thème afin d’avoir une vision globale de l’éligibilité des formations au CPF.

– J’ai déjà le guide DataDock, quelles sont les différences entre les 2 guides?
Il existe des différences entre les 2 guides car ils ne concernent pas la même démarche qualité.
DataDock ® est une démarche “documentaire” là où le RNQ est une démarche de processus.
Cela demande de bien comprendre les attentes de l’auditeur.trice qui viendra sur site pour pouvoir répondre à ses questions et lui mettre à disposition les pièces et processus demandés.
Au niveau des guides, cela se ressent au niveau du contenu de présentation des indicateurs, celui du RNQ est plus dense.
De même, le nombre de modèles est de 54 modèles dans le guide visant le RNQ.

FAQ téléchargement

– Une fois la commande payée, sous combien de temps je recevrai le guide?
Une fois votre commande terminée et payée, vous recevez le guide en quelques minutes (maximum 15 mn).
Vous pouvez retrouver votre lien de téléchargement dans le corps du mail “Commande terminée” ou encore dans l’onglet “Téléchargements” de votre compte client.

– Où se trouve ma facture?
Votre facture se trouve en PJ du mail “Commande terminée” et dans l’onglet “Commandes” de votre compte client.

– J’ai reçu un fichier compressé .zip, comment le “décompresser”?
Vous pouvez “dézipper” le fichier téléchargé grâce aux logiciels gratuits tels que WinZip, 7ZIP ou encore WinRAR

– Une fois le fichier décompressé, je trouve un fichier .pdf, comment le lire?
Pour lire le guide en format Pdf, vous pouvez télécharger le logiciel gratuit Adobe Acrobat Reader DC.

– Le téléchargement fonctionne-t-il sur Mac?
Oui, vous pouvez télécharger et décompresser le fichier sur Mac, Windox ou Linux.
En cas de difficulté de lecture, vous pouvez utiliser les astuces de compatibilité pour Mac sur cette page.
Bonus : si vous êtes sous le MacOS Catalina, une de nos clients vous partage cette astuce : “faire un clic droit sur le fichier ZIP puis choisir « Ouvrir avec : « STUFFIT EXPANDER » » … et hop le dossier est arrivé (mais d’abord avec un message d’erreur … c’est là le mystère !).

4 avis pour Guide : Préparer sa certification qualité des formations – RNQ

  1. Nicolas RICHER de WPChef (client confirmé)

    Nous ne nous sommes servis QUE du guide d’Éléonore pour préparer la certification Qualiopi et notre auditeur a été bluffé par notre niveau.

    Nous avons pu nous approprier les indicateurs de façon bien plus claire et concrète que ce que l’on trouve dans le référentiel officiel. En plus, les modèles de documents nous permettent vraiment de comprendre ce qui est attendu, quitte à remettre en cause tout ce que l’on a toujours fait !

    Le guide d’Éléonore est complet, précis, exigeant… il vous permettra d’aller au delà des attentes de Qualiopi. Il vous apportera une culture de la formation professionnelle plus poussée et des notions complémentaires particulièrement pertinentes (éthique, législation, RGPD…).

    On remercie donc chaleureusement Éléonore qui nous a permis de décrocher notre certification Qualiopi du premier coup, sans aucune non-conformité, juste grâce à l’appropriation que l’on a pu faire avec son guide.

    • Eleonore

      Merci Nicolas pour votre retour.
      Je suis ravie d’apprendre l’obtention de votre certification qualité et que le guide ait contribuer à faire évoluer vos pratiques 🙂
      Belle rentrée à vous et toute votre équipe!
      Eléonore

  2. DELOBEL Sophie Adalie Formation (client confirmé)

    Le guide Qualiopi est un outil précieux pour préparer sa certification. Je l’ai trouvé par hasard sur internet. Et comme je suis très méfiante de ce qu’on peut trouver sur internet, j’ai appelé Eleonore pour avoir des renseignements. Ce contact téléphonique m’a tout de suite mise en confiance. Eleonore est une professionnelle qui maîtrise parfaitement le sujet, techniquement et pédagogiquement. Son guide traduit chaque indicateur, explique ce que l’auditeur attend comme éléments de preuve. Il donne de nombreuses références très accessibles. Il rappelle les documents utilisés dans Datadock pour pouvoir les actualiser, les consolider ou les faire évoluer pour ne pas tout recommencer… Si vous manquez de documents pour mettre en œuvre votre certification Qualiopi, ce guide vous en apportera un grand nombre. On peut les utiliser dans leur totalité ou piquer des idées pour enrichir ceux que nous utilisons déjà. Je l’ai conseillé à de nombreuses personnes de mon entourage et toutes m’ont remerciée de ce bon filon ! Vraiment, je ne peux que vous conseiller d’acheter ce guide qui vous fera gagner du temps, qui vous permettra de passer sereinement votre audit car vous aurez alors la maîtrise complète de ce référentiel.

    • Eleonore

      Merci Sophie pour votre avis qui me touche et donne du sens à ce que je produis 🙂
      Bravo encore pour l’obtention de votre certification qualité des formations – RNQ.
      Merci mille fois pour votre confiance.
      Eléonore

  3. GH

    Le guide explique chaque indicateur et les éléments de preuve à préparer. Il propose tout un dossier de documents très utiles que chaque société peut s’approprier et customiser en fonction de ses activités, il donne de nombreuses adresses de sites où trouver des informations utiles pour compléter le dossier ou enrichir les éléments de preuve . Très utile pour la préparation du dossier Qualiopi et la certification ; creer et/ou mettre à jour des documents administratifs ou de gestion . Un bon investissement!

    • Eleonore

      Merci pour votre confiance et encore bravo pour l’obtention de votre certification qualité RNQ 🙂

  4. sandy.arnaud (client confirmé)

    Le guide est vraiment très complet, et détaille tous les indicateurs ce qui est d’une très grande d’aide (le référentiel officiel étant peu détaillé et pouvant parfois être interprété de différentes façons). Les modèles de documents sont bien faits, et permettent de gagner beaucoup de temps. les références réglementaires sont également très utiles.
    Je recommande donc vivement ce guide à toutes les personnes préparant leur certification Qualiopi!!

    • Eleonore

      Merci Sandrine, venant d’une professionnelle expérimentée de la qualité cela a une valeur inestimable ! Bon week-end. Eléonore

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