Les pistes d’actions de continuité financière spécifiques à l’activité de formation professionnelle – MAJ 10/04/2020

➡️ Accueil du public et des apprenant.es
Les organismes de formation suspendent l’accueil (présentiel) des stagiaires jusqu’au 15 avril 2020, conformément à l’arrêté du 15 mars 2020 publié au JORF du 16 mars 2020.
Les organismes de formation ne peuvent plus accueillir du public mais l’activité doit être maintenue
Ils peuvent continuer les formations, dès lors qu’elles sont organisées à distance.

➡️ Les pièces exigées pour les formations qui basculent du présentiel vers du distanciel
Les règles de contrôle de service fait ont d’ores et déjà été simplifiées pour permettre l’organisation de la formation à distance avec des modes de preuve facilités et allégés : vous pouvez utilement vous référer au guide des formations multimodales de la FFFOD.
Les principales modes de preuve de vos actions à distance sont :

  • extraction des logs de connexion aux plateformes et applications
  • attestation de suivi co-signée
  • attestation de fin de formation co-signée
  • certificat de réalisation co-signé (télécharger ici un exemple de certificat de réalisation, ou PRF 19 : demande de transformation d’une formation en présentiel en formation à distance” les documents et justificatifs à produire et à conserver par les organismes de formation dans le cadre du Programme Régional de Formation. Vous pouvez vous en inspirer pour adapter ces mesures à votre situation.

    ➡️ CPF – Compte Personnel de Formation – EDOF
    Depuis le 12 mars 2020, toutes les annulations sont considérées comme force majeure.
    Pour autant, les annulations ne sont pas automatiques.
    ->
     Le titulaire doit faire la demande d’annulation dans son espace sécurisé après authentification sur son Compte Personnel de Formation
    -> L’organisme de formation doit annuler la formation dans l’Espace des Organismes de Formation (EDOF)

    Conséquence d’un cas de force majeure, l’organisme de formation ne peut prétendre à l’application d’indemnités d’annulation ayant vocation à compenser les frais engagés par celui-ci. L’organisme pourra cependant demander des compensations par les mesures d’activité partielle si l’entreprise en a fait la démarche. Pour ne pas pénaliser les entreprises, le ministère du Travail a décidé d’accorder aux entreprises un délai de 30 jours pour déposer leur demande, avec effet rétroactif.

    CPF & Formation à distance: Les bonnes pratiques

    La caisse des dépôts a actualisé le guide des bonnes pratiques et notamment les conditions qui déterminent l’entrée en formation à distance d’un stagiaire.

    ➡️ La déclaration d’entrée en formation :

    Vous ne devez pas déclarer l’entrée en formation tant que le stagiaire ne s’est pas connecté une première fois pour démarrer sa formation en ligne. Vous devez saisir la date de première connexion effective, et non la date à laquelle vous ouvrez le service au stagiaire ou la date à laquelle vous lui communiquez ses codes d’accès.

    Vous ne devez en aucun cas déclarer une entrée en formation avant d’avoir la « preuve » que le stagiaire a bien démarré sa formation. La simple connexion à votre outil pédagogique (ID/mot de passe) ne justifie pas la date d’entrée en formation. Le stagiaire a juste activé son accès à votre outil. 

    ➡️  La déclaration de service fait

    Vous devez être en mesure de tracer les connexions de votre stagiaire, identifier les modules de formation qu’il a suivis intégralement ou partiellement, les évaluations intermédiaires et/ou finales qu’il a passées…
    Ces éléments vous permettent de calculer le taux de réalisation.
    Les justificatifs de connexion ou de réalisation peuvent vous être demandés en cas de contrôle de la Caisse des Dépôts.
    En cas d’absence ou d’abandon en cours de formation, ou en cas d’annulation de la session, vous devez préciser que le titulaire n’a pas suivi la formation intégralement, puis déclarer le taux de réalisation.

    https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/sites/default/files/2020-04/3.5_Fiche_Formations_a_distance_bonnes_pratiques.pdf


    CPF – Les actions de la CDC en avril et mai
     

    ➡️ Versement des droits annuels 2019 sur les comptes des salariés (500 € et 800 € pour les plus éloignés de l’emploi)

    ➡️ Intégration des comptes CPF des indépendants : les droits formation seront alimentés au titre des activités 2018 et 2019.

    ➡️    A titre exceptionnel, le règlement par la CDC de toutes factures émises à partir du 20/03/2020 par les organismes de formation à 7 jours calendaires, jusqu’à nouvel ordre et a minima jusqu’au 11 mai inclus.

    ➡️ CFA – Alternance
    Les CFA ne peuvent prétendre à l’activité partielle puisque les financements sont maintenus par les OPCO. Les salaires et les frais de fonctionnement sont, pour le moment, toujours assurés puisque les financements des contrats d’apprentissage sont pris en charge par les OPCO.
    Les CFA n’accueillent plus les apprentis mais ne sont pas fermés. Ils doivent, dans la mesure du possible, assurer la continuité des apprentissages, à distance.

    Les apprenti.es et alternant.es doivent, néanmoins, rejoindre leur entreprise. Si celle-ci est en activité partielle, ils sont également mis en activité partielle.
    Ces salarié.es sont encouragés à télétravailler.

    Ces règles s’appliquent également aux organismes de formation pour les salariés en contrat de professionnalisation.

    Le Ministère du Travail et les OPCO ont précisé certaines règles et/ou modalités applicables aux CFA et aux organismes de formation. Pour plus de renseignement, consulter les pages officielles :

    ➡️ Aménagement du financement des VAE

    Les Opco et les associations paritaires Transitions Pro sont autorisées à financer le parcours de validation des acquis de l’expérience de manière forfaitaire et, au plus tard, jusqu’au 31 décembre 2020
    Il s’agit d’un financement sous forme d’un forfait – à fixer par leurs instances paritaires – d’un montant maximum de 3.000 €. Ce forfait couvrira les frais de positionnement, l’accompagnement à la constitution des dossiers de recevabilité, la préparation au jury et les frais afférents à ces jurys.

    ➡️ Suspension de l’abondement correctif du CPF
    A compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 décembre 2020, les sanctions prévues en cas de non-respect des règles relatives à l’entretien professionnel ne sont pas applicables (entreprises d’au moins 50 salariés). Dans ce contexte et jusqu’à la fin d’année, l’abondement correctif du CPF est suspendu

    ➡️ Rémunération des stagiaires de la formation professionnelle pendant la période d’épidémie 
    Dans le cas où la formation est suspendue du fait de l’épidémie de COVID-19, le versement de la rémunération de fin de formation (RFF) et le versement de la rémunération des formations Pôle emploi (RFPE) sont maintenus jusqu’à la fin de la formation.
    Une rémunération est également attribuée jusqu’à la nouvelle date de fin de la formation, lorsque l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE), avant son allongement par effet de l’ordonnance du 25 mars 2020, devait être versée jusqu’à la fin initiale de la formation.
    La formation doit être reprise dans un délai maximum de 21 jours à compter de la fin des mesures de confinement liées à l’épidémie de COVID-19.

    ➡️ Report des campagnes d’habilitation pour CléA et CléA numérique
    Compte-tenu des circonstances exceptionnelles liées à la crise sanitaire actuelle, le bureau de Certif Pro du 24 mars a décidé de reporter au 2 mai la fin de sa campagne d’habilitation pour CléA et CléA numérique (Certificat Cléa, 30 mars).

    ➡️ Coronavirus – COVID-19 : comment adapter son offre et gérer ses dossiers dans EDOF : La Caisse des Dépôts publie sur le Portail d’Information des Organismes de Formation une FAQ spéciale Covid-19 ainsi que « les informations nécessaires pour aider les organismes à mettre en place dans EDOF [espace des organismes de formation] les dernières directives du Ministère du Travail » (CDC, 25 mars).

    Informations des OPCO & FAF sur la continuité des financements de formation pendant la crise sanitaire

    ➡️ OPCO ATLAS invite les organismes de formation à poursuivre à distance les formations en présentiel.
    Les accords de prise en charge seront maintenus sous réserve que la formation respecte les obligations liées à la mise en oeuvre d’une FOAD. L’OPCO n’exigera pas d’avenant à la convention.
    (Mise en oeuvre FOAD https://www.opco-atlas.fr/sites/default/files/medias/files/2020/02/foad-employeurs.pdf)
    L’OPCO ATLAS invite les organismes de formation à reporter (et ne pas annuler) les formations en cours ou à venir afin d’éviter de constituer un nouveau dossier. La prise en charge, précise l’OPCO, sera maintenue.

    ➡️ Problème de trésorerie
    L’OPCO ATLAS rappelle aux organismes de lui adresser les factures dès la fin des formations.
    Pour les formations longues, les OF peuvent accélérer l’échéancier de facturation.

    ➡️ AGEFICE
    – Les accords de prise en charge délivrés seront honorés
    – Les sessions de formation programmées jusqu’ au 31 mai 2020 pourront être reportées dans un délai de 3 mois
    – A titre dérogatoire et pour les seules formations se déroulant entre le 15 mars et le 30 avril 2020, les demandes de financement peuvent être déposées, y compris si l’action de formation a déjà démarré ou a déjà été suivie (pendant la période précisée).
    – Les sessions de formation initialement prévues en présentiel peuvent être réalisées à distance (visioconférences, classes virtuelles, vis-à-vis synchrone, etc.) et bénéficieront d’éléments de preuve adaptés. Pour cela, une attestation spécifique a été mise en œuvre pour les formations réalisées durant la période de crise sanitaire. Cette attestation doit être cosignée par le stagiaire ou être accompagnée d’une attestation sur l’honneur de celui-ci.
    Dans tous les cas, elle doit être accompagnée d’un justificatif d’identité portant la signature du stagiaire.
    >> CLIQUER-ICI POUR TÉLÉCHARGER LE MODÈLE D’ATTESTATION MISE EN ŒUVRE : Modèle Attestation d’Assiduité Mars 2020 – Version éditable  
    ➡️ UNIFORMATION
    L’OPCO invite ses adhérents à reporter tout projet de formation en présentiel se tenant entre le lundi 16 mars et le vendredi 8 mai. 
    L’examen des demandes de financement pour celles-ci sera reporté et priorité sera donnée aux formations organisées à distance (e-learning, classe virtuelle, Mooc…)
    Dans le cadre d’une formation organisée à distance, certains documents prouvant la réalité du déroulement de l’action sont nécessaires pour bénéficier du financement d’Uniformation. Parmi les pièces exigibles, le certificat de réalisation. 
    >> A télécharger Certificat de réalisation Uniformation
    ➡️ CONSTRUCTYS
    Modalité de continuité de services pour le Plan de développement des compétences :
    1) Si le prestataire de formation peut assurer la continuité pédagogique à distance, donc mettre en place la FOAD, Constructys s’engage à maintenir les accords de financement émis dans les mêmes conditions.
    2) Si le prestataire de formation ne peut pas assurer la continuité pédagogique à distance, la formation est suspendue et reportée. Constructys s’engage à maintenir ses accords de financement émis pour les actions de formation reportées avant fin 2020. 
    3) Si la formation a déjà commencé Constructys prend en charge la partie de la formation qui a été réalisée, sur présentation de la facture et du certificat de réalisation, spécifique à cet OPCO
    4) L’OPCO invite les prestataires de formation à reporter toutes actions prévues en situation de travail (AFEST) en 2020 après la pandémie.
    ➡️ FAFTT / AKTO : publication des règles de prises en charge 2020
    Branche du travail temporaire : https://www.faftt.fr/occitanie/site/tt1_694559/fr/les-regles-de-prise-en-charge-des-formation-en-2020
    ➡️ OPCO 2I
    Formation à distance : les règles de contrôle évoluent avec une simplification des preuves à apporter
    Sessions de formation : des décalages sont possibles selon les besoins
    Impossibilité de maintenir temporairement l’activité : les salariés du PAC (OF) concerné bénéficient des règles d’activité partielle.
    ➡️ ANFH GRAND EST 
    Informations aux organismes de formation
    1) Pour les formations régionales, vous serez prévenus par mail de l’annulation des formations concernées et sollicités pour reprogrammer des dates sur le 2nd semestre 2020.
    2) Pour les dispositifs individuels (CFP, BC, VAE), il vous appartient de prévenir les agents et l’ANFH des interruptions des actions. Si de nouvelles modalités pédagogiques dématérialisées sont mises en œuvre pour pallier ces interruptions, vous devez les communiquer à c.guillaume@anfh.fr afin de permettre la poursuite de la prise en charge de ces dossiers et vous devez être en mesure d’attester de l’assiduité des agents concernés.
    3) Les dossiers BC, VAE ayant reçu un accord de prise en charge mais n’ayant pas commencé sont reportés et devront débuter ultérieurement. Le financement sera assuré.
       recense l’offre de formation en FOAD  
    L’OPCO des Entreprises de Proximité s’inscrit dans la démarche de mobilisation du ministère du travail pour le maintien de l’activité de formation.
    L’OPCO EP souhaite mettre à disposition des entreprises relevant de son champ d’intervention un catalogue de référence de l’offre de formation à distance.

    L’OPCO EP recense l’offre de formation distancielle existante et la rendre accessible aux entreprises.
    Ainsi l’OPCO EP sollicite les OF à travers un questionnaire sur leur offre de FOAD.

    L’OPCO EP publie un inventaire des formations à distance élaboré à partir de cette enquête auprès des organismes de formation.
    Cette liste non exhaustive est mise à jour régulièrement.

    Pour accompagner les entreprises dans leur achat de formation à distance, l’OPCO EP propose aussi un guide d’achat de FOAD.

       
    Factures et documents des OF: la démarche à suivre  
    L’Afdas a mis en place de nouvelles mesures pour poursuivre ses activités de prise en charge et de règlement des factures.
    Désormais les factures, conventions et justificatifs de réalisation (attestations de présence, d’assiduité ou certification de réalisation) doivent  être adressées au format PDF à l’adresse sg@afdas.com. Veillez à mentionner votre numéro de dossier Afdas sur chaque document.  Pour les stages 2019 : adressez-nous un 1er PDF avec la facture et justificatif de réalisation et un 2ème pour la convention signée  Pour les stages 2020 : chaque pièce est à adresser dans des fichiers pdf distincts.
    Pour en savoir plus
        Adaptation des procédures VIVEA pour l’activité formation en période de confinement
    A partir d’une liste de 20 questions très pragmatiques, VIVEA apporte des réponses précises sur les nouvelles procédures dans le cadre de la période de confinement.
    Pour en savoir plus
    ➡️ Des ressources pédagogiques en accès libre mises à disposition par les OPCO

    L’OPCO Santé  met à disposition des ressources et contenus en accès libre pour informer et sensibiliser tous les professionnels en lien avec la crise sanitaire. Pour en savoir plus
    Pour maintenir l’enseignement auprès des apprenants, OCAPIAT ouvre l’accès de sa plateforme collaborative de  formation en ligne CAMP’NUM, à titre gracieux sous conditions pour les organismes de son champ pendant 3 mois. Pour en savoir plus

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